Tänapäevane raamatupidamine – rohkem kui arvete sisestamine
Raamatupidamine ei pea tähendama kuu lõpus raamatupidajale dokumentide saatmist ja seejärel ootamist, kuni saab teada, kuidas ettevõttel tegelikult läheb.
Kaasaegsed raamatupidamistarkvarad võimaldavad ettevõtjal ja raamatupidajal töötada samas keskkonnas ning kasutada jooksvalt samu andmeid. Nii muutub raamatupidamine pelgalt seadusest tuleneva kohustuse täitmise asemel ettevõtte juhtimise tööriistaks.
Finafix kasutab oma töös kaasaegseid digilahendusi, sealhulgas Merit Aktiva raamatupidamistarkvara ja sellega integreeritud CostPocketi dokumendihaldust. Eesmärk on lihtne: võimalikult vähe tarbetut käsitööd, võimalikult hea ülevaade ettevõtte finantsidest ning efektiivne koostöö ettevõtja ja raamatupidaja vahel.
Ettevõtjal on ligipääs oma ettevõtte finantsandmetele
Merit Aktiva võimaldab anda ettevõtte juhile või töötajatele ligipääsu ettevõtte raamatupidamiskeskkonnale vastavalt nende vajadustele ja kasutajaõigustele.
Ettevõtja saab vastavalt talle antud õigustele näiteks:
- koostada ja saata müügiarveid;
- jälgida müügi ja ostudega seotud infot;
- vaadata klientide võlgnevusi ja laekumisi;
- jälgida ettevõtte finantsseisu;
- vaadata kasumiaruannet ja bilanssi;
- võrrelda erinevaid perioode ning analüüsida ettevõtte tulemusi.
See tähendab, et ettevõtte finantsinfo ei asu ainult raamatupidaja käes ega jõua juhini pelgalt kord kuus saadetud aruandena.
Kui dokumendid ja tehingud on süsteemis jooksvalt kajastatud, saab ettevõtte juht vajadusel ka ise vaadata, kuidas ettevõttel parasjagu läheb.
See on oluline erinevus traditsioonilise raamatupidamise ja tänapäevase digitaalse raamatupidamisteenuse vahel.
Raamatupidamisandmed aitavad ettevõtet juhtida
Korrektselt ja jooksvalt kajastatud raamatupidamisandmed annavad ettevõtte juhile oluliselt rohkem infot kui lihtsalt teadmise, kui palju tuleb makse tasuda.
Kasumiaruanne aitab jälgida tulude ja kulude kujunemist. Bilanss annab ülevaate ettevõtte varadest, kohustustest ja omakapitalist. Müügi-, ostu- ja võlgnevuste info aitab hinnata ettevõtte rahalist seisu ning rahavoogudega seotud riske.
See võimaldab teha paremaid juhtimisotsuseid.
Näiteks saab ettevõtja varem märgata:
- kui kulud kasvavad müügist kiiremini;
- kui klientide tasumata arvete maht suureneb;
- kui lähikuudel võib tekkida surve ettevõtte likviidsusele;
- kas ettevõtte majandustulemus liigub soovitud suunas;
- milliseid kulugruppe tasub täpsemalt analüüsida.
Seega ei ole hästi korraldatud raamatupidamine ainult minevikus toimunud tehingute registreerimine. Õigesti kasutatud finantsinfo aitab ettevõtjal vaadata ka ettepoole ning teha teadlikumaid otsuseid.
CostPocket – tšekist digitaalse dokumendini
Üks tavalisemaid raamatupidamisega seotud ebamugavusi on ostutšekkide, arvete ja muude kuludokumentide kogumine.
Paberist tšekk võib kaduda, arve jääda kellegi postkasti või dokument jõuda raamatupidajani alles nädalaid pärast tehingu tegemist.
Finafixi kasutatav Merit Aktiva on integreeritav CostPocketiga, mis teeb dokumentide edastamise oluliselt lihtsamaks.
Ettevõtja või töötaja saab näiteks ostutšekist nutitelefoniga pildi teha ja selle CostPocketi kaudu digiteerimiseks saata. Tarkvara tuvastab dokumendilt vajalikud andmed ning dokument liigub edasi raamatupidamistarkvarasse.
Ka e-postiga saabunud arveid ei ole vaja välja printida, arvutisse eraldi salvestada ega hiljem raamatupidajale käsitsi edasi saata. Arve saab edastada ettevõttele määratud CostPocketi e-posti aadressile, kus see digiteeritakse ja saadetakse edasi Merit Aktivasse.
Meritisse jõudnud dokumendid saab raamatupidaja üle kontrollida, vajadusel täiendada ning õigesti raamatupidamises kajastada.
Tulemuseks on paberivabam töökorraldus, vähem käsitsi andmete sisestamist ning väiksem oht, et mõni kuludokument jääb õigel ajal raamatupidamisse jõudmata.
Digitaalne dokumendivoog säästab aega mõlemal poolel
Digitaalse töökorralduse kasu ei piirdu raamatupidaja töö lihtsustamisega.
Ka ettevõtja jaoks jääb ära suur osa tegevustest, millel iseenesest ettevõttele väärtust ei ole – dokumentide kogumine, ümbernimetamine, skaneerimine, kaustadesse paigutamine ja kuu lõpus raamatupidajale saatmine.
Sama oluline on see, et dokument jõuab raamatupidamisse võimalikult lähedal hetkele, mil tehing tegelikult toimus.
Mida kiiremini jõuab info süsteemi, seda ajakohasem on ka ettevõtte finantsülevaade.
CostPocket võimaldab lisaks üksikute dokumentide edastamisele kasutada näiteks kulu- ja lähetusaruandeid ning vajadusel dokumentide kinnitusringe. See võimaldab ka suuremas ettevõttes luua korrastatud protsessi, kus dokument liigub töötajalt kinnitajani ja sealt edasi raamatupidamisse ilma paberiteta.
Vähem käsitööd tähendab efektiivsemat raamatupidamist
Automatiseerimise eesmärk ei ole raamatupidajat asendada.
Vastupidi – eesmärk on vähendada tegevusi, mille tegemiseks ei ole vaja raamatupidaja professionaalseid teadmisi.
Kui tarkvara aitab dokumente digiteerida, andmeid süsteemide vahel liigutada ning korduvaid tegevusi automatiseerida, saab raamatupidaja kasutada rohkem aega selleks, kus tema kompetents tegelikult väärtust loob:
- andmete kontrollimiseks;
- tehingute korrektseks kajastamiseks;
- probleemide ja kõrvalekallete märkamiseks;
- ettevõtja nõustamiseks;
- juhtimisinfo koostamiseks;
- ettevõtja küsimustele sisuliseks vastamiseks.
See mõjutab otseselt ka raamatupidamisteenuse efektiivsust ja lõppkokkuvõttes teenuse hinda.
Kaasaegne tehnoloogia aitab hoida Finafixi hinnad konkurentsivõimelisena
Finafixi eesmärk ei ole pakkuda võimalikult odavat raamatupidamist. Eesmärk on pakkuda professionaalset teenust võimalikult efektiivse kulustruktuuriga.
Kaasaegse tarkvara kasutamine on selle oluline osa.
Finafix kasutab keskset Merit Aktiva lahendust, mille kaudu saab teenindada erinevaid ettevõtteid ühes professionaalses töökeskkonnas. Uue ettevõtte lisamine Finafixi olemasolevasse süsteemi ei tähenda iga kliendi puhul täiesti uue tehnilise lahenduse ülesehitamist.
Samuti on võimalik anda kliendile tema vajadustele vastav ligipääs. Kõigil kasutajatel ei pea olema täielikke raamatupidaja õigusi – näiteks saab piiratud õigustega kasutaja teha igapäevaseks tööks vajalikke tegevusi, nagu müügiarvete koostamine.
Finafixi keskne tarkvaralahendus, digitaalne dokumendihaldus ja automatiseeritud tööprotsessid aitavad hoida ühe ettevõtte teenindamise tehnilise kulu mõistlikuna.
See on üks põhjustest, miks Finafix saab pakkuda konkurentsivõimelist hinda ilma, et kokku hoitaks raamatupidaja professionaalse töö või teenuse kvaliteedi arvelt.
Klient maksab eelkõige professionaalse raamatupidamisteenuse ja raamatupidaja kompetentsi eest, mitte ebaefektiivsete protsesside eest.
Loe ka: millest kujuneb raamatupidamisteenuse hind?
Efektiivsus ei tähenda vähem personaalset teenust
Automatiseerimise puhul võib tekkida mulje, et teenus muutub anonüümsemaks või kliendi ja raamatupidaja vaheline kontakt väheneb.
Hea digilahendus peaks saavutama vastupidise tulemuse.
Kui raamatupidaja ei pea kulutama aega dokumentidelt numbrite ümbertrükkimisele või failide tagaajamisele, jääb rohkem aega kliendiga suhtlemiseks, nõustamiseks ja ettevõtte tegelike küsimustega tegelemiseks.
Tehnoloogia peaks seega toetama personaalset teenust, mitte seda asendama.
Hea raamatupidamine ühendab inimese ja tehnoloogia
Tarkvara üksi ei tee head raamatupidamist.
Selle taga peab olema inimene, kes oskab hinnata tehingute sisu, kontrollida andmeid, märgata probleeme ning nõustada ettevõtjat.
Samamoodi ei ole kasu heast tarkvarast, kui dokumente ei edastata õigel ajal või sisestatud andmeid ei kontrollita professionaalselt.
Finafixis ühendame kaasaegsed digitaalsed töövahendid professionaalse raamatupidamisteenusega. Teenust osutab kutsestandardile vastav vanemraamatupidaja (tase 6).
Tulemuseks on töökorraldus, kus:
- dokumendid liiguvad võimalikult suures osas digitaalselt;
- ettevõtjal on parem ja ajakohasem ülevaade oma ettevõtte finantsidest;
- raamatupidaja ja ettevõtja töötavad ühiste andmetega;
- väheneb tarbetu käsitöö;
- raamatupidaja saab keskenduda tööle, kus tema professionaalsetest teadmistest kõige rohkem kasu on.
Raamatupidamine ei pea olema ettevõtja jaoks tüütu kohustus. Hästi korraldatud digitaalne raamatupidamine võib olla üks tööriistadest, mis aitab ettevõtet paremini juhtida.
Kui soovite näha, kuidas selline raamatupidamise töökorraldus võiks toimida teie ettevõttes, võtke Finafixiga ühendust. Esmane konsultatsioon on tasuta.